Selbstcoaching: Tagesplanung mit der ALPEN-Methode

Die Zeit ist eine wichtige Größe in unserem Leben. Unser Umgang mit ihr ist entscheidend für die Qualität unseres Lebens. In dieser Lektion geht es darum, gut mit unserer Zeit in Bezug auf Tageseinheiten umzugehen.

Die ALPEN-Methode ist eine einfache Methode des Zeitmanagements, die bei konsequenter Umsetzung den Tagesablauf sehr gut strukturiert. Bitte beachten Sie, dass die Planung des Tagesablaufes 10 bis 15 Minuten nicht überschreiten soll. Nur dann ist es auch effektiv. Manche Leute planen einen Tag stundenlang, dann bringt es natürlich auch nichts, weil man über die Planung nicht hinaus kommt. Die ALPEN-Methode umfasst 5 Arbeitsschritte, die in der Regel nacheinander abzuarbeiten sind:

1. Aufgaben notieren
   Bei diesem ersten Arbeitsschritt stellen Sie in Form einer einfachen To-do-Liste, d. h. ohne Rücksicht auf die Reihenfolge, für den nächsten Tag folgendes zusammen:
   
   
   • 1. Welche Aufgaben und Aktivitäten Sie sich vorgenommen haben
   • 2. Welche Termine anstehen
   • 3. Welche Telefonate, E-Mails o. ä. erledigt werden müssen
   Wenn Sie etwas am Vortag nicht erledigen konnten, fügen Sie es dieser Liste hinzu.
2. Länge schätzen
   Beim zweiten Arbeitsschritt schätzen Sie die voraussichtliche Zeitdauer (=Länge) ein, die jede Aufgabe zu ihrer Erledigung beansprucht. Dabei ist wichtig,
   
   
   • 1. dass Sie versuchen den Zeitaufwand realistisch zu schätzen
   • 2. dass Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen
   • 3. dass Sie sich ein Zeitlimit setzen
   • 4. dass Sie Termine mit ihren genauen Uhrzeiten festhalten
3. Pufferzeiten einplanen
   Bei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich von folgenden Annäherungswerten auszugehen:
   
   
   • 60% der Zeit kann im Allgemeinen konkret "verplant" werden
   • 40% der Zeit dagegen sollte als Zeitpuffer dienen, wobei jeweils die Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden sollten.
4. Entscheidungen treffen
   Ohne Weglassen, Kürzen, Schwerpunktsetzung und Delegation von Aufgaben an andere kommt man meistens in einer vorgegebenen Zeit nicht zum Ziel.
   
   Die wichtigste Aufgabe bei diesem Arbeitsschritt besteht in dem Setzen von Prioritäten. Gut geeignet dafür ist die so genannte ABC-Analyse. Dabei werden die in der To-do-Liste (s. Arbeitsschritt 1) aufgeführten Aufgaben nach dem Kriterium ihrer Wichtig- bzw. Dringlichkeit eingeteilt.
   
   
   • A-Aufgaben: Alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind
   • B-Aufgaben: Alle Aufgaben, die durchschnittlich wichtig, aber nicht sehr dringend sind
   • C-Aufgaben: Weniger wichtige Aufgaben
   ABC-Analyse praktisch
   Was sich aus der ABC-Analyse ergibt, muss in praktisches Handeln umgesetzt werden, und zwar:
   
   
   • Zuerst alle A-Aufgaben, dann die B-Aufgaben erledigen. A-Aufgaben möglichst in Zeiten anpacken, in denen Sie besonders leistungsfähig sind und die wenig störungsanfällig sind.
   • Wenn es möglich ist, versuchen Sie B-Aufgaben zu delegieren. Andernfalls sollte man sich überlegen, nach welchem System man solche Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigen kann. Achten Sie bei Ihrer wiederholten Betrachtung der Dringlichkeitsstufen, ob sich B-Aufgaben nicht doch schon zu A-Aufgaben verändert haben.
   • C-Aufgaben möglichst schnell und effizient ausführen.
5. Nachkontrolle
   Die Nachkontrolle hilft Ihnen, Ihren Tagesablauf immer besser zu organisieren.
   
   Beim erstmaligen Anwenden der ALPEN-Methode werden Sie feststellen, dass das Ganze noch nicht reibungslos funktioniert.
   
   Überlegen Sie sich, ob Sie die Pufferzeiten ausreichend lang gewählt haben, überprüfe, ob Sie die Prioritäten richtig gesetzt haben und vor allem, hören Sie auf Ihr Bauchgefühl.
   
   Haben Sie das Tagespensum ohne Stress geschafft und haben Sie am Abend ein gutes Gefühl, dann gönne Sie sich selbst etwas.