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Um Dein klassisches Zeitmanagement zu verbessern gibt es viele Möglichkeiten und Methoden. Unter anderem die ABC-Methode, die ALPEN-Methode und das Ausfindig machen von Zeitdieben.
Im folgenden Artikel kannst Du Dein klassisches Zeitmanagement genauer unter die Lupe nehmen – vielleicht erkennst Du dabei, was Du schon intuitiv selbst umsetzt – vielleicht bemerkst Du aber auch, wie Du Dein klassisches Zeitmanagement noch verbessern kannst. Viel Erfolg beim Vertiefen Deines Wissens über klassisches Zeitmanagement!
Inhaltsverzeichnis
Wenn Du klassisches Zeitmanagement und dessen Methoden anwendest, kannst Du Dir Deine Zeit wesentlich effizienter gestalten.
Ziel: Wichtig ist aber im zweiten Schritt die eingesparte Zeit, die Du gewonnen hast, nicht dazu zu benutzen, noch mehr arbeiten und leisten zu wollen, sondern im Work-Life-Balance-Sinne gezielt für Ausgleich, Entspannung, Wachstum, Familie und Partnerschaft einzusetzen. Achte darauf, dass Du sowohl Dinge richtig tust (Effizienz) als auch die richtigen Dinge tust (Effektivität) – dann kannst Du Zeit einsparen und Erfolge verbuchen.
Der italienische ökonom und Soziologe Vilfredo Federico Pareto (1848-1913) formulierte das nach ihm benannte Pareto-Prinzip, wonach wir in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erzielen können. Er entdeckte das Pareto-Prinzip zum ersten Mal Anfang des 20. Jahrhunderts, als er in Italien herausfand, dass 20% der Familien über 80% des Volksvermögens verfügen.
Für das Arbeits- und Zeitmanagement bedeutet das Pareto-Prinzip: Wenn Du Deine Zeit optimal nutzen willst, musst Du wissen, dass üblicherweise 20% Deiner Tätigkeiten und Aufgaben so entscheidend sind, dass Du damit bereits 80% des gesamten Erfolges Deiner Arbeit erzielen kannst. Für Dein Zeitmanagement bedeutet das, dass die übrigen 80% der Zeit lediglich noch 20% des Ergebnisses erbringen. Das Verhältnis von Ertrag und Aufwand beträgt unter diesem Blickwinkel 80 zu 20. Aus diesem Grund wird das Pareto-Prinzip auch 80:20-Regel genannt.
Das Pareto-Prinzip ist eine effektive Methode im Zeitmanagement, um Aufgaben zu priorisieren bzw. Prioritäten zu setzen, Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen und konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen. Um das Pareto-Prinzip effektiv anwenden zu können ist es entscheidend, dass Du Dein eigenes Leistungsvermögen und Deinen Leistungsstand einschätzen kannst, Dein Ziel klar formulierst und dabei Wichtiges von Unwichtigem trennst. Finde Deine Stärken und Schwächen heraus und erkenne Deine Erfolgsfaktoren, mit denen Du nach dem Pareto-Prinzip bei 20-prozentigem Einsatz 80% des Erfolges ernten kannst!
Nach dem Pareto-Prinzip ist Perfektion unwirtschaftlich und ungünstig für das Zeitmanagement. Anstatt sich mit Arbeit aufzuhalten, welche keinen angemessenen Mehrwert schafft, solltest Du vielmehr den eigenen Perfektionismus begrenzen, um Zeit für das Wesentliche zu haben.
Günstiger für Dein Zeitmanagement ist es demzufolge, wenn Du Dich für weitere 80%-Ergebnisse anstrengst, anstatt Deine Energie in die jeweils noch zur Perfektion fehlenden 20% zu stecken. Aber Achtung, das bedeutet nicht, dass es keine Arbeiten gibt, die nicht absolut hundertprozentig erfüllt werden müssen. Beim Hausbau ist es zum Beispiel absolut kontraproduktiv, wenn die Arbeit beendet wird, obwohl erst 80% des Mauerwerks steht.
Die ABC-Analyse ist ein einfaches Hilfsmittel, um Dich über die IST-Situation Deines Zeitmanagements ein genaues Bild zu machen. Beim Gebrauch der ABC-Analyse wird deutlich, in welchem Verhältnis Dein Aufwand zum Ertrag steht.
Der Nutzen der ABC-Analyse liegt besonders in ihrer schnellen und unkomplizierten Anwendbarkeit. Ziel der ABC-Analyse ist es, den Fokus stärker auf die wichtigen Dinge zu legen. Die ABC-Analyse unterscheidet zwischen sehr wichtigen (A, Wert: 65%, Zeit: 15%), wichtigen (B, Wert: 20%, Zeit: 20%) und weniger wichtigen (C, Wert: 15%, Zeit: 65%) Aufgaben.
A-Aufgaben können meistens nur von Dir selbst erledigt werden. Sie sind nicht delegierbar und sehr wichtig. Deine Ausführung liefert den höchsten Wert.
B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und auch (teilweise) delegierbar.
C-Aufgaben sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert für die Erfüllung einer Funktion, sie haben jedoch den größten Anteil an der Menge an Arbeit (Routinearbeiten, Papierkram, Lesen, Telefonieren, Ablage, Korrespondenz und andere Verwaltungsaufgaben). Meistens steht das Verhältnis der eingesetzten Zeit in starkem Gegensatz zum Wert der Tätigkeit.
Viele Menschen verwechseln Dringlichkeit mit Wichtigkeit und lassen sich dadurch unnötig von der Erledigung wichtiger Aufgaben abhalten. Im Eisenhower-Prinzip, das durch den ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower bekannt geworden ist, werden die verschiedenen Tätigkeiten in vier Quadraten eingeteilt.
Im Eisenhower-Prinzip befinden sich im ersten Quadranten die Dinge, die sowohl dringlich als auch wichtig sind: Krisen, drängende Probleme, Projekte, Besprechungen, Vorbereitungen mit Zeitlimit.
Der zweite Quadrant im Eisenhower-Prinzip ist der wichtigste von allen. Das was hier zu tun ist, ist wichtig, aber nicht dringend: Weiterbildung, Vorbereitung, Vorbeugung, Werteklärung, Planung, Beziehungsarbeit, echte Erholung, Förderung der Selbstverantwortung, strategische Arbeit. Nach dem Eisenhower-Prinzip geht es dort um: Leben, Lieben, Lernen und ein Vermächtnis hinterlassen. Dieser Quadrant ist der wichtigste, um erfolgreich zu sein. Hier entscheidet es sich, ob Du ein Leben in Mittelmaß oder in Exzellenz führen wirst.
Der dritte Quadrant beinhaltet Dinge, die nicht wichtig aber dringend sind. Das sind laut Eisenhower-Prinzip: Unterbrechungen, einige Anrufe, manche Post, einige Berichte, einige Konferenzen, viele anstehende, drängende Angelegenheiten, viele beliebte Tätigkeiten.
Das Eisenhower-Prinzip geht davon aus, dass im vierten Quadranten Dinge sind, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind: Triviales, Geschäftigkeit, Wurfsendungen, manche Anrufe, zeitverschwendende Beschäftigungen, Fluchtaktivitäten.
Das Eisenhower-Prinzip rät, dass Du möglichst viel Deiner Zeit mit Quadrant II – Aktivitäten verbringst. Das ist wertvoll investierte Zeit.
A– steht in der Alpen-Methode für Aufgaben
Notiere alles, was Du am nächsten Tag erledigen willst. Berücksichtige dabei, die Aufgaben, die sich aus Deinen Wochen- und Monatszielen ergeben, Unvorhergesehene Aufgaben, neu hinzugekommene Tätigkeiten und Routinetätigkeiten, sowie Deine Termine.
L – steht in der Alpen-Methode für Länge (Dauer)
Trage hinter jeder Aufgabe den Zeitbedarf ein, den Du schätzungsweise für die jeweilige Tätigkeit benötigst. Keine Angst vor Schätzungsungenauigkeiten! Du wirst schon nach wenigen Tagen sehr genau wissen, wie viel Zeit Du für bestimmte Vorgänge benötigst. Außerdem besitzen wir die Tendenz, immer gerade so viel Zeit zu beanspruchen, wie wir uns auch gegeben haben. Wenn Du für eine Besprechung kein Ende festgesetzt hast, dann wird diese Besprechung bis zum letztmöglichen Zeitpunkt dauern. Hast Du das Meeting auf 90 Minuten begrenzt, dann brauchst Du vielleicht noch 10 Minuten länger, aber Du wirst deutlich früher fertig sein. Genauso steht es mit Deiner eigenen Zeitvorgabe. Bei einer konkreten Vorgabe wirst Du Dich selbst zwingen, Dich konsequent daran zu halten und konzentrierter arbeiten.
P – steht in der Alpen-Methode für Pufferzeiten
Reserviere Dir mindestens 40% Pufferzeit! Diese Zeit ist für unerwartete und spontane Aktivitäten vorgesehen, die Du zum jetzigen Zeitpunkt einfach noch nicht planen kannst. Das bedeutet, dass Du von 10 Arbeitsstunden nur 6 bzw. von 8 Arbeitsstunden nur 5 Stunden verplanen solltest! Das verlangt häufig eine rigorose Kürzung von anderen Aktivitäten.
E – steht in der Alpen-Methode für Entscheidungen
Treffe Entscheidungen über die Priorität Deiner Aktivitäten! Was ist Dir am wichtigsten, was ist am dringendsten? Wo kannst Du kürzen oder an andere delegieren? Eine Möglichkeit hierfür bietet die ABC-Methode.
N – steht in der Alpen-Methode für Nachkontrolle
Trage die Notizen in einen ausführlichen Wochenplan ein. Gehe dabei so vor, dass Du zu Beginn des Tages die wichtigsten Aufgaben erledigst, die kleineren Tätigkeiten als Aufgabenblöcke zusammenfasst oder gegebenenfalls zur Auflockerung für zwischendurch aufhebst. Beachte auch, dass es Zeiten gibt, in denen Du nur sehr wenig gestört wirst und Zeiten, in denen ständig das Telefon klingelt oder Besucher vorbeikommen. Bei der Anwendung der Alpen-Methode ist es wichtig, dass Du auch auf die Signale Deines Körpers und Deines Biorhythmus achtest.
Unsere Leistungsfähigkeit ist nicht gleichbleibend, sondern verändert sich im Laufe des Tages. Niemand ist in der Lage, den ganzen Tag durchgängig Höchstleistungen zu erbringen.
Wenn Du Deine Leistungskurve kennst, kannst Du Deinen Arbeitstag effektiver nutzen und bessere Arbeitsergebnisse erzielen! Finde Deine persönliche Leistungskurve heraus und erledige die wichtigsten Aufgaben dann, wenn Du am fittesten bist, sonst wirkt Dein Zeitmanagement nicht optimal.
Für die meisten Menschen gilt, dass der Höhepunkt ihrer Leistungskurve am Vormittag liegt. Dieses Niveau wird während des gesamten Tages nicht mehr erreicht. Am Nachmittag schließt sich dann das allgemein bekannte Nach-Mittagstief an. Nach einem erneuten Zwischenhoch am frühen Abend fällt die Leistungskurve kontinuierlich ab, um dann einige Stunden nach Mitternacht ihren absoluten Tiefpunkt zu erreichen.
Du ermittelst Deine persönliche Leistungskurve am besten, wenn Du Dich über ein bis zwei Arbeitswochen genau beobachtest und Deine Beobachtungen aufschreibst: Wann Du gut voran kommst, wann Du lebhaft bist, wann Du müde und abgeschlagen bist, wann Du konzentriert bist und wann sie eher unkonzentriert wirst.
Viele Unterbrechungen und Störungen während der Arbeit führen zu einer ineffizienten Arbeitsweise. Es braucht jedes Mal nach einer Unterbrechung wieder unnötig viel Zeit, um sich einzuarbeiten und die Arbeit dort fortzusetzen, wo man aufgehört hat. Addiert man diese Leistungsverluste einmal auf, so kann bis zu 28% unserer Zeit dadurch verloren gehen.
Für die Erledigung äußerst wichtiger Aufgaben ist es sinnvoll, möglichst störungsfrei arbeiten zu können. Um das zu erreichen, empfehlen Experten, sich täglich mindestens eine Stille Stunde im Zeitmanagement einzuplanen, in der man alle Störungen von sich fern hält. Diese Stille Stunde ist ein Termin mit sich selbst und er sollte auch fest in den Terminkalender eingetragen werden.
Es ist sinnvoll, diese Stille Stunde zu einer Zeit zu legen, bei der man ohnehin mit wenigen Störungen zu rechnen hat und sich dann auch wirklich von allen Störungen abschirmt, d.h. das Telefon leise stellt u. ä.
Die Stille Stunde eignet sich zur Erledigung von A-Aufgaben – siehe die Alpen-Methode. Weniger wichtige Aufgaben (C-Aufgaben) während der störanfälligen Zeit bewältigen – die Stille Stunde ist zu kostbar dafür.
Frage Dich manchmal, wo Deine Zeit geblieben ist? Oder hast Du öfters das Gefühl, die Zeit zu vertrödeln? Dann haben sich vielleicht zu viele Zeitdiebe in Dein Zeitmanagement eingeschlichen.
Man kann nämlich noch so ein gutes Zeitmanagement haben, wenn man seine Zeitdiebe nicht in den Griff bekommt, dann nützt es Dir wenig. Zeitdiebe stehlen uns unser wertvollstes Gut - unsere Zeit.
Wer sind Deine Zeitdiebe? Ist es das Telefon, das oft unnötig stört? Oder die Gespräche, die viel zu lange dauern? Sind es viele Besucher, zu denen Du keinen echten Bezug hast, die Dir etwas verkaufen wollen, was Du gerade gar nicht brauchst? Sind es ineffektive Besprechungen? Ist es Deine Aufschieberitis? Fehlen Dir klare Prioritäten? Hast Du zu viel Papierkram auf dem Schreibtisch, so dass Du den Überblick verloren hast und oft zu lange suchen musst? Bringt oder kostet Dich Dein aktuelles Delegations-Verhalten Zeit?
Finde Deine Zeitdiebe – so optimierst Du gleichzeitig Dein Zeitmanagement.
Das gänzliche Ausschalten von Zeitdieben, also Unterbrechungen, ist nicht möglich. Um das geht es auch nicht. Zweck sollte es sein, diese Zeitdiebe für eine bestimmte Zeit so weit wie möglich zu reduzieren. In dieser Zeit kannst Du dann konzentriert an Deinen wichtigen Aufgaben arbeiten.
Beim Thema Zeitmanagement spielen To-Do-Listen eine wichtige Rolle. Durch das Schreiben von To-Do-Listen lassen sich Aufgaben ganz leicht sortieren, filtern oder deligieren. Der Zeitaufwand für das Verfassen der Listen wird später mehr als ausgeglichen, weil die anfallenden Aufgaben strukturiert abgearbeitet werden.
Wissenschaftler und Forscher haben sogar durch verschiedene Studien herausgefunden, dass sich die meisten Menschen Dinge leichter merken können, wenn sie sich To-Do-Listen schreiben. Durch To-Do-Listen lassen sich also nicht nur die eigenen Aufgaben gut organisieren, sondern auch besser im Gedächtnis behalten.
Insgesamt kannst Du durch das Nutzen von To-Do-Listen eine Menge Zeit sparen. Wir haben speziell zu diesem Thema eine Seite mit allen wichtigen Informationen rund um To-Do-Listen erstellt. Dort erfährst Du außerdem, was Du beim Erstellen einer To-Do-Liste beachten solltest und welche Tools und Programme dies erleichtern.
Möchtest Du noch tiefer in das Thema Zeitmanagement einsteigen und neben theoretischen Grundlagen auch praktische Übungen kennenlernen? Dann empfehlen wir Dir den »Zeitmanagement-Videokurs von Dr. Hendrik Wahler! Dr. Hendrik Wahler ist Philosoph und unterstützt mit seinem Unternehmen "mindyourlife" Menschen dabei, ihr Leben zum Positiven zu verändern. In seinem Kurs kannst Du Dein eigenes Zeitmanagement weiterentwicklen. Du lernst die 4 Schritte des PREP-Modells und die wichtigsten Techniken im Zeitmanagement kennen. »»Infos und Anmeldung zum Videokurs "Zeitmanagement"
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