Landsiedel Seminare → To Do Liste
Grundsätzlich können Menschen in Bezug auf ihre Aufgabenerledigung in zwei Arten unterschieden werden: Es gibt Menschen, die ihre Aufgaben organisieren und verwalten. Diese Menschen machen sich Gedanken, bevor sie sich an die Arbeit machen – sie machen sich Pläne, To Do Listen, sie erstellen Konzepte und möglicherweise delegieren sie Aufgaben. Als zweite Art gibt es Menschen, die einfach unorganisiert an die Sache rangehen und sich die Zeit lieber sparen möchten, vorher alles auf einer To Do Liste zu notieren. Doch was genau ist denn nun eigentlich eine To Do Liste?
Die To Do Liste ist eine eigens erstelle Liste mit den Aufgaben, die zu erledigen sind. Außerdem wird oft angegeben, wann die Aufgaben erledigt sein sollen und wer für die Aufgabe verantwortlich ist. Eine To Do Liste kann deshalb auch als eine Art Schnellansicht auf alle anstehenden Aufgaben bezeichnet werden. To Do Listen können einfach, erweitert oder komplex gestaltet werden.
Einfache To Do Liste: Die einfachste Form ist eine Liste mit den einzelnen Aufgaben, die erledigt werden müssen, die dann nach und nach abgehakt werden. Solche einfachen Listen können einfach auf einem Notizblock notiert werden. Dabei kann je nach Belieben eine Deadline und ein Verantwortlicher angegeben werden. Diese Form eignet sich beispielsweise gut, um im Berufsalltag einzelne Arbeitstage zu planen. Wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ist es ebenfalls sinnvoll eine To Do Liste zu erstellen, um festzulegen, wer, wann, welche Aufgaben erledigen soll. Ein weiteres klassisches Beispiel ist der Einkaufszettel, der in Form einer To Do List hilfreich ist, um beim Einkaufen kein benötigtes Lebensmittel zu vergessen. Erweiterte To Do Liste: Die erweiterte To Do Liste enthält zusätzlich zu den klassischen Punkten auch noch den Punkt Zeitaufwand. Bevor eine Aufgabe erledigt wird, wird bei der erweiterten To Do Liste geschätzt, wie viel Zeit diese Aufgabe beansprucht. So kann festgestellt werden, ob für diese Aufgabe womöglich mehrere Personen benötigt werden, um die vorgegebene Deadline einhalten zu können. Komplexe To Do Liste: Bei einer komplexeren To Do Liste werden die anfallenden Aufgaben in Teilschritte oder Teilaufgaben untergliedert. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn bestimmte Teilschritte erledigt werden müssen, bevor andere Teilschritte überhaupt begonnen werden können. Wenn beispielsweise ein bestimmtes Material vorbestellt werden muss, damit später überhaupt die Produktion beginnen kann, dann ist es sinnvoll dies zu wissen, damit eben dieses Matrial auch wirklich rechtzeitig vorbestellt wird. Auch sinnvoll ist eine solch komplexe To Do Liste, wenn mehrere Personen an verschiedenen Teilschritten beteiligt sind. Generell gilt, dass Aufgaben auf einer To Do Liste nach Priorität sortiert werden. Die Aufgaben, die am wichtigsten sind, kommen nach oben und sollen zuerst erledigt werden.
Wissenschaftler und Forscher haben mit verschiedenen Studien untermauert, dass sich Menschen Dinge besser merken können, wenn sie sich die Dinge notieren.
Dasselbe gilt natürlich für To Do Listen. Wer sich wichtige Aufgaben auf eine To Do Liste schreibt, kann sich diese Aufgaben leichter merken und vergisst solche wichtigen Aufgaben auch nicht – und selbst wenn er die Aufgabe vergisst, hat er sich die Aufgabe notiert und kann mithilfe der To Do Liste wieder daran erinnert werden. Oftmals ist es allerdings der Fall, dass die Menschen gar keinen Blick mehr auf die aufgeschriebenen Aufgaben werfen müssen, da sie sich diese durch das vorherige Aufschreiben eingeprägt haben. Die erweiterte oder komplexe To Do Liste bringt außerdem den Vorteil mit, dass Teilschritte oder mögliche Abhängigkeiten nicht vergessen werden. Wenn eine bestimmte Aufgabe von einer kleineren Aufgabe abhängt, die unbedingt zuvor erledigt werden muss, dann wird das beim Schreiben der To Do Liste deutlich. Ohne eine To Do Liste kann es im schlimmsten Fall passieren, dass man mit der Aufgabe von vorne beginnen muss, weil eben dieser kleine Teilschritt vergessen wurde. Durch die To Do List wird so die Produktivität gesteigert.
Eine Hochzeit ist definitiv ein Event, das geplant werden muss. Eine To Do Liste kann da in vielen Dingen hilfreich sein. Eine Hochzeit-To-Do-Liste kann beispielsweise zunächst erfassen, welche wichtigen Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen: Termin, Location, Catering. Eine Hochzeit kann nur an einem bestimmten Termin, an einem bestimmten Ort und mit einem bestimmten Catering stattfinden. Der nächste Schritt ist dann eine genauere Unterteilung der Hochzeit-To-Do-Liste: Mit wem muss der Termin alles abgestimmt werden? Können das Brautpaar, wichtige Personen, der Pfarrer usw. Gerade bei einer Hochzeit kann es schnell passieren, dass eine Kleinigkeit übersehen wird und diese Kleinigkeit kann dann schwerwiegende Folgen haben. Wird beispielsweise vergessen, die Terminfestlegung mit dem Pfarrer abzustimmen, so muss im schlimmsten Fall die komplette Planung von vorne beginnen. Gerade im Projektmanagement sind To Do Listen unabdingbar. Die To Do Liste ist nötig, damit Projekte zeitgerecht fertiggestellt werden können. Projekte hängen dabei oftmals mit Kunden zusammen. Das Schreiben einer Aufgabenliste ist dann sowohl für den Kunden, als auch für den Projektmanager wichtig. Ein kleiner Fehler wie das Vergessen eines Teilschrittes ist dann nicht nur peinlich, sondern gleichzeitig teuer.
Die To Do Liste hilft den Menschen dabei, Aufgaben organisieren und strukturieren zu können. Allein die Tatsache, dass die To Do Listen eine Schnellansicht der Aufgaben sind und die Menschen diese Schnellansicht immer wieder vor Augen haben, steigert die Produktivität und Motivation. Es kommt hinzu, dass die Menschen dabei frei sind und selbst entscheiden können, wie, wann und wo sie ihre Aufgaben verwalten wollen. Sie können sich eine To Do Liste erstellen, die einfach nur alle wichtigen to does enthält. Sie können die Liste selbst schreiben, oder am Computer eine To Do Liste zum ausdrucken erstellen. Doch ganz egal, wie die Liste erstellt wird, die Liste steigert die Produktivität und die Motivation.
Die Menschen sammeln alle anstehenden to does und sortieren diese nach Relevanz und Priorität. Wichtige Aufgaben werden zuerst erledigt, unwichtige Aufgaben später. Oftmals kann auch deutlich werden, dass bestimmte Aufgaben gar nicht erledigt werden können, beispielsweise aus zeitlichen Gründen. Diese Aufgaben werden dann gestrichen oder abgegeben. Die Produktivität wird gesteigert, da keine Zeit mit unwichtigen oder gar nicht machbaren Aufgaben verschwendet wird. Wichtige Aufgaben werden stärker berücksichtigt, da sie in der Aufgabenliste ganz oben stehen. Auch dadurch wird die Produktivität erhöht. Ein weiterer Aspekt ist das Zeitmanagement. Gerade bei einem komplexen Aufgabenplan ist genau ersichtlich, welche Aufgabe wie viel Zeit beansprucht. Durch Zeitmanagement kann dann die zur Verfügung stehende Zeit optimal eingeteilt werden. Die Kombination von einem strukturierten Aufgabenplan und einem guten Zeitmanagement können dann wiederum die Produktivität fördern.
Das, was hinter der To Do Liste steckt, ist Selbstständigkeit und Selbstmanagement. Die Menschen bekommen ihre To Do Listen schließlich nicht einfach vorgelegt, sondern gestalten ihre Aufgabenlisten selbst. Durch dieses selbstständige Erstellen wird gleichzeitig die Motivation erhöht. Denn erstens behalten die Menschen ihre Aufgaben leichter im Gedächtnis und werden durch das selbstständige erstellen im Gedächtnis ständig an die Aufgaben erinnert. Außerdem fällt es den Menschen leichter, Dinge zu erledigen, die sie zuvor selbst ins Leben gerufen haben. Auch in diesem Fall stärkt die To Do Liste die Motivation.
Eine To Do Liste ist nicht nur im Business oder im beruflichen Umfeld nützlich. Wenn Sie oft gestresst sind und sich wie in einem Hamsterrad des Alltags fühlen, dann kann Ihnen eine To Do Liste helfen. Schreiben Sie sich einfach eine To Do Liste mit Dingen, die Sie entspannen: Ein Spaziergang an der frischen Luft, Sauna oder das Lesen eines Buches. Fangen Sie klein an und nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Ein bis zwei Aktivitäten zur Entspannung sollten für den Anfang reichen, um den ersten Schritt raus aus dem Hamsterrad zu gehen.
Wer regelmäßig mit einer Aufgabenverwaltung arbeiten möchte, sollte es sich zur Gewohnheit machen, täglich einen Aufgabenplan zu erstellen. Das Erstellen von To Do Listen nimmt dabei in etwa 15 Minuten am Tag in Anspruch – bei umfangreichen oder besonders komplexen To Do Listen eventuell mehr. Wer täglich Aufgaben auf einer Liste notiert, sollte einige Dinge beachten:
Beim Erstellen einer Aufgabenliste können zudem zwei weitere Aspekte beachtet werden: die 3 Gesetze der Simplizität sowie die 1-3-5 Regel.
Zunächst sollten alle Punkte auf der To Do Liste reduziert werden. Die Reduzierung ist das erste Gesetz der Simplizität und beinhaltet die einfache Aussage, so wenig Punkte wie möglich und gleichzeitig so viele Punkte wie nötig auf dem Aufgabenplan zu notieren.
Das zweite Gesetz ist die Organisation. Nur wenige Menschen sind in der Lage, strukturiert und organisiert an einem unordentlichen Ort oder im Chaos abzuarbeiten. Das Umfeld sollte daher immer wieder ausgemistet und aufgeräumt werden. Als dritter Punkt ist die Konzentration aufzuführen. Menschen können sich niemals gleichzeitig zu 100% auf eine Sache konzentrieren. Wer zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen will, kann so beispielsweise jeder der beiden Aufgaben nur 50% Konzentration widmen. Aufgaben sollten deshalb nacheinander erledigt werden, damit sie auch mit vollster Konzentration erledigt werden.
An einem Tag kann nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben erledigt werden. Auch die Konzentration kann nicht den ganzen Tag durchgängig mithalten. Es ist daher wichtig, sich nur 1 große und wichtige Hauptaufgabe am Tag vorzunehmen. Außerdem können auf dem Aufgabenplan 3 weitere wichtige Aufgaben notiert werden, die nicht ganz so viel Zeit und Konzentration beanspruchen. Als letztes können 5 kleine Aufgaben mit aufgenommen werden, die zwischen den wichtigen Aufgaben erledigt werden können.
Wer seine Aufgabenliste gerne am Computer verwalten möchte, kann bereits vorhandene Vorlagen benutzen und diese Vorlagen anpassen. Es gibt beispielsweise eine Excel To Do Liste oder eine Word To Do Liste, in die dann die eigenen Daten eingegeben werden können. Solche To Do Liste Vorlagen stehen oftmals kostenfrei im Netz zum Download zur Verfügung. In den meisten Excel- und Word-Versionen sind solche To-Do-List-Vorlagen bereits vorinstalliert und können auch ohne Download verwendet werden.
Neben der Excel To Do Liste und der Word To Do Liste gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, online To Do Listen zu erstellen. Der Vorteil ist, dass die To Do Liste Online gespeichert ist und deshalb nicht wie ein Zettel einfach verloren gehen kann. Online Aufgabenverwaltung zu erledigen, ist nicht jedermanns Sache - es ist lediglich eine Alternative zu der klassischen Variante, sich eine eigene To Do Liste auf einem Notizblock zu schreiben. Letztendlich muss also jeder selbst für sich entscheiden, ob man die Punkte per Hand auf einem Blatt Papier, Flipchart, Notizblock oder Ähnlichem notieren oder ob man lieber eine Online To Do Liste erstellen möchte.
Obwohl das Erstellen einer To Do Liste an sich keine komplizierte Sache ist, existieren im Internet sehr viele Plattformen, Programme, Software und Apps, die bei der Online To Do List behilflich sein sollen. Vor allem in der heutigen Zeit der Digitalisierung ist es nicht überraschend, dass viele To Do Listen auf dem Handy erstellt werden können. Es kommt immer häufiger vor, dass auf einem neu gekauften Handy bereits Apps installiert sind, mit denen die Nutzer ihre Aufgaben leichter verwalten können. Wer sich einen ersten Überblick verschaffen möchte, kann sich zunächst mit den folgenden Anbietern auseinandersetzen:
Dies waren nur einige der vielen To Do List Programme, die auf dem Markt existieren. Weitere Beispiele sind die Programme Simpletask, Taskworld oder MeisterTask. Welches dieser zahlreichen Angebote am besten ist oder die beste To Do App beinhaltet, muss jeder für sich selbst entscheiden. Die unterschiedlichen Programme haben alle gemeinsam, dass To Do Listen erstellt und abgearbeitet werden können. Die To-Do-ListProgramme unterscheiden sich in den Feinheiten, wie beispielsweise in der Vielschichtigkeit oder den verfügbaren Möglichkeiten in der Freeware Version.
Vielen Menschen macht es sehr viel Spaß, für alle möglichen Dinge eine Aufgabenliste zu erstellen – To Do List Ideen gibt es reichlich. Wer in Zukunft gerne einige Aufgabenlisten schreiben möchte, aber noch nicht die nötige Inspiration gefunden hat, wird vielleicht hier fündig.
Der Klassiker ist die To Do Liste Büro. Im Büro bietet es sich tatsächlich auch sehr gut an, Aufgabenlisten zu erstellen. Zwar hat jeder Mensch ein Gedächtnis, allerdings kann man sich auch nicht alles merken. Da ist eine Liste durchaus hilfreich, um keine wichtige Aufgabe zu vergessen.
Wie wäre es mit einer To Do Liste fürs Leben? Jeder Mensch hat Träume und hat Dinge im Kopf, die er gerne angehen möchte. Es schadet sicher nicht, sich die Zeit zu nehmen und die sogenannte Löffelliste mit einigen Punkten zu füllen. Die Löffelliste ist eine Liste mit Dingen, die man gerne machen möchte, bevor man den Löffel abgibt.
Wer in den Urlaub fährt, hat zwei Möglichkeiten: Entweder man schreibt sich eine Liste mit all den Dingen, die man im Urlaub braucht oder man packt einfach drauf los und geht das hohe Risiko ein, etwas wichtiges zu vergessen. Wer im Urlaub sichergehen möchte, dass auch alles im Koffer drin ist, sollte deshalb eine To Do Liste für den Urlaub schreiben: Sonnencreme, Zahnbürste und Sonnenbrille landen dann auf jeden Fall im Koffer.
Jeder hat wahrscheinlich schon einmal einen Film gesehen und sich gedacht: “Wow, das ist echt verrückt. Sowas möchte ich mich auch mal trauen!“. Vielleicht ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt oder man ist nicht am richtigen Ort, um dies zu tun. Da kommt die To Do Liste Verrückt gerade recht, denn aufschreiben kann man es auf jeden Fall. Der Vorteil: Einmal aufgeschrieben bleibt es leichter im Gedächtnis und wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist, kommt die To Do Liste Verrückt in die Erinnerung zurück und gibt einem vielleicht die fehlende Motivation, auch einmal etwas verrücktes zu tun.
Generell kann zu fast jedem Thema eine To Do Liste erstellt werden – natürlich ist es fraglich, in welchen Bereichen es notwendig und in welchen es eher Zeitvertreib ist oder gar als eine Freizeitbeschäftigung gesehen werden sollte.
Zeitmanagement (Haufe TaschenGuide) von Jörg Knoblauch "Der Tag hat nun mal 24 Stunden. Mit effizientem Zeitmanagement können Sie die täglichen Aufgaben stressfrei bewältigen. Lernen Sie, Ihren Tag und Ihre Woche sinnvoll zu planen und Reibungsverluste zu minimieren. Wenn Sie die Techniken in diesem Buch umsetzen, werden sich die Erfolge schnell einstellen.Inhalte:Sinnvoll planen, effizienter arbeiten und Termine beherrschenDie besten Techniken, die nützlichsten Hilfsmittel - auch elektronischArbeitsmittel und PlanungshilfenGroßer Trainingsteil mit Tests und Übungen." Golden Rules: Erfolgreich Lernen und Arbeiten. Alles was du brauchst: Selbstvertrauen. Motivation. Zeitmanagement. Konzentration. Organisation von Martin Krengel "Endlich kommen sie! Die goldenen Regeln für Erfolg, Zufriedenheit und persönliche Produktivität, verpackt in 5 Module mit je 10 leicht anwendbaren Geboten. Der Autor präsentiert erprobte Methoden und innovative Konzepte, die frischen Wind in den Alltag bringen: Mit einer „Farbpalette“ können wir unsere Probleme lösen, mit den „Lebensbatterien“ eine perfekte Work-Life-Balance erzielen und mit dem „Krengelschen Imperativ“ wird Ordnung zum Kinderspiel. Hier findet jeder etwas Motivierendes, Inspirierendes, Bewährtes. Vor allem besticht der ungewöhnliche Ratgeber durch seine persönliche und humorvolle Art. Kurzum: Ein unentbehrliches Handbuch, das in keinem Bücherregal fehlen sollte. Für alle Ehrgeizigen und Chaoten, für Studenten und Young Professionals aber auch anspornend für Fortgeschrittene." Noch mehr Zeit für das Wesentliche: Zeitmanagement neu entdecken von Lothar Seiwert "Lothar Seiwert hilft uns herauszufinden, was jenseits der Alltagshektik im Leben wirklich zählt und wichtig ist. Er präsentiert eine Fülle von Techniken und Tools, Methoden und Regeln für ein modernes Zeitmanagement im Beruf und Privatleben. Sein Grundlagen- und Arbeitsbuch zur Work-Life-Balance gibt überzeugende Antworten, wie man ein erfüllteres Leben mit Glück und Gelassenheit erlangt. Zahlreiche Übungen, Checklisten und Tipps helfen, das Gelesene zu verinnerlichen und in den Alltag zu übertragen."
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